Hjem Få hjælp Blog Gå til app
Skift sprog: English

e-conomic integration

Hvis du har en e-conomic konto er det en fordel at starte med at integrere din e-conomic-konto med tracezilla. 

Med integrationen har du mulighed for at synkronisere dine kunder, leverandører, varenumre og services mellem tracezilla og e-conomic. Hermed sker der en synkronisering mellem dine stamdata i e-conomic og din nye konto hos tracezilla. Samtidigt får du også helt automatisk ført dine partnere (kunder og leverandører) såvel som dine varearter over i tracezilla, så du ikke skal indtaste dem manuelt.

Step 1/7: Tilslut integrationen

1. Gå ind på din tracezilla-konto. 

2.  Klik på din profil øverst i højre hjørne og vælg Virksomhedsindstillinger i rullemenuen. 

3. Vælg Indbyggede integrationer og klik Gå til. Vi anbefaler, at du samtidigt er logget på din e-conomic konto, så vil tracezilla selv kunne finde dit aftalenummer. Vær opmærksom på, at du skal være logget ind på e-conomic som superbruger for at kunne gennemføre tilslutningen.

4. Vælg e-conomic ved at klikke på Tilslut og konfigurér.

5. Klik Tilslut

6. Klik Tilføj App

 

Opsætning af integrationen

Step 2/7: Partnere

I tracezilla dækker begrebet ‘Partnere’ over både kunder og leverandører. I mange sammenhænge kan en partner nemlig nemt være både leverandør og en kunde og du undgår i tracezilla at få dobbeltkonti på samme partner. Sørg for at navnet på kunde/leverandør i e-conomic er skrevet på samme måde både som kunde og leverandør, for at sikre at de bliver oprettet som én partner i tracezilla.

Du kan tildele dine partnere tags, og som du kan se er der i step 2/7 forudfyldt med tag ‘kunde’ og ‘leverandør’. På den måde får du fortsat den opdeling du kender fra e-conomic. Som det også står beskrevet under de to bokse, er dette de tags, dine nye kunder og leverandører vil få fremadrettet, når du opretter dem i tracezilla.

Når du opretter nye kunder og leverandører i tracezilla, vil disse automatisk blive oprettet i e-conomic. Nye kunder og leverandører oprettes som standard i kunde- og leverandørgrupper ‘Diverse’ i e-conomic:

Du kan efterfølgende flytte dem til andre kunde- eller leverandørgrupper i e-conomic.

Step 3/7: Varearter og services

Når du opretter nye varearter i tracezilla, overføres de automatisk til e-conomic. Her skal du vælge de standard-varegrupper som dine varer og ydelser skal oprettes i i e-conomic, når de overføres fra tracezilla.

Standard-varegrupperne er forududfyldt med hhv ‘Varer m/moms’ og ‘Ydelser m/moms’, som også er den klassiske forududfyldning i e-conomic:

Nye varearter oprettet i tracezilla kan flyttes til andre varegrupper i e-conomic efterfølgende, hvis der bliver brug for det.

Har du allerede defineret dine egne varegrupper i e-conomic - fx. ‘råvare’, ‘emballage’, ‘fragt’ el. lign., trækkes disse med over fra e-conomic når du synkroniserer første gang. De vil komme over i tracezilla i kategorier markeret med tags. Læs mere om tags. Fakturerer du fragt, pant el. lign., hører disse kategorier under ‘services’ i tracezilla, som svarer til “ydelser” i e-conomic.

Har du oprettet varearter i tracezilla før du forbandt tracezilla til e-conomic, kan du overføre disse varearter ved at vælge Ja under Opret varearter og services fra tracezilla som varer i e-conomic’. 

Når du starter med at bruge tracezilla, kan du vælge at hente alle dine varearter over fra e-conomic til tracezilla ved at vælge Ja under Indlæs varer fra e-conomic og opret dem som varearter og services i tracezilla.

Derved udfolder der sig en rullemenu på dine varegrupper i e-conomic:

Angiv hvilke varegrupper, der skal overføres som services (fx fragt) og hvilke der skal synkroniseres som varearter (produkter).

Step 4/7: Udgifter

Dette skridt er valgfrit og kræver at du har slået Faktisk kostprisberegning til under Udvidelser i dine virksomhedsindstillinger.

Her skal du vælge regnskabsår samt vælge om dine udgifter skal føres fra tracezilla til e-conomic eller omvendt.

Du kan også sagtens vælge ikke at synkronisere dine udgifter. Vælger du denne mulighed, vil tracezilla beregne dine udgifter ud fra dine forventede omkostninger. Du kan læse om forventede og faktiske omkostninger her.

Formålet med at synkronisere dine udgifter mellem tracezilla og e-conomic er at lave en god omkostningsstyring ved at omkostninger knyttes til varepartier eller ordrer og dermed fortæller noget reelt om varens pris.

Om du vælger den ene eller den anden retning, afhænger af hvordan du gerne vil styre det:

Overfør udgifter fra e-conomic til tracezilla:

  • Hvis du vælger at trække udgifter over i tracezilla fra e-conomic, skal du oprette dine udgifter i e-conomic. Dette er den foretrukne opsætning for mange virksomheder, fordi det følger det naturlige flow med bogføring af alle de øvrige udgiftsbilag i e-conomic. Det er en fordel at du sætter en note på, så det er nemt at se hvad udgiften vedrører. Denne metode kræver, at den der bogfører bilaget ved, hvad bilaget vedrører.

1. Vælg den dato fra hvilken du ønsker at overføre dine bilag 

2. Indtast de kontonumre fra kontoplanen i e-conomic, som det vil være relevant at matche betalinger fra i de forskellige omkostningskategorier. Flere kontonumre i en omkostningskategori adskilles af komma. Feltet vareindkøb er forudfyldt.

3. Synkroniseringen fra e-conomic til tracezilla sker ved at klikke Hent fra e-conomic inde under Finansiel > Udgifter i topmenuen.

Overfør udgifter fra tracezilla til e-conomic:

  • Hvis du vælger at overføre udgifterne fra tracezilla til en kassekladde i e-conomic, skal du oprette udgifterne i tracezilla. Det kan være en fordel at vælge denne opsætning, hvis den der i øvrigt bogfører bilag i e-conomic ikke har forudsætningerne for at vide, hvad bilagene vedrører. Ulempen ved denne opsætning er, at den ikke følger din virksomheds flow med bogføring af de øvrige udgiftsbilag i e-conomic.

1. Vælg hvilken kassekladde, du ønsker at overføre udgifterne til, når synkroniseringen foretages.

2. Vælg den dato fra hvilken du ønsker at overføre dine bilag 

Når du har oprettet nogle udgifter og inkluderet dem i en bogføringskladde, kan du gå til din bogføringskladde Finansiel > Bogføringskladder i topmenuen og klikke Send til e-conomic

Step 5/7: Salg

De fakturaer du opretter og sender ud fra tracezilla, kan du overføre til e-conomic på to måder:

  • ‘Rigtig’ kundefaktura i e-conomic
  • Manuel faktura

Du kan også vælge at der ikke skal være nogen synkronisering.

Rigtig kundefaktura:

Du bør vælge at oprette din faktura som rigtig kundefaktura med mindre du har brug for at kunne fakturere meget avanceret moms. Med denne opsætning kan du gøre brug af e-conomics dashboard og af flere af e-conomics andre app-integrationer.

Vi anbefaler denne opsætning som standard.

Manuel faktura:

Har du brug for at kunne lave avancerede moms-opsætninger, skal du vælge at dine fakturaer skal oprettes som manuelle fakturaer. Det gælder fx hvis du har brug for at fakturere differentieret moms eller at fakturere moms fra et andet land end dit hjemland.

Hvis du bruger den manuelle faktura, vil dine fakturaer og lagerreguleringsposter blive overført til en kassekladde, hvorfra de skal bogføres.

Hvis du bruger e-conomics kundefaktura, er det kun lagerreguleringsposterne der sendes til en bogføringskladde. Fakturaer bogføres direkte og arkiveres.

Du kan vælge at oprette en særlig kassekladde i e-conomic, som du kalder ‘tracezilla’ eller du kan bruge en af eksisterende kassekladder.

Fakturalayout i e-conomic: her vælger du det fakturalayout du har valgt i e-conomic.

Gæt fakturatilknytning:

tracezilla registrerer selv når en faktura er markeret som betalt i e-conomic, så fakturaen også markeres som betalt i tracezilla.

Hvis en kunde betaler to fakturaer på én gang eller beløbet på anden måde ikke matcher det der står i fakturaen, kan tracezilla gætte sig frem til fakturatilknytning på baggrund af dato og fakturanummeret i teksten i beskedfeltet. 

 

Step 6/7: Lagerværdisætning og vareforbrug

Når du skal overføre lagerværdien fra tracezilla til e-conomic, kan du vælge at anvende den forventede eller den faktiske lagerværdi.

tracezilla anvender som udgangspunkt den forventede lagerværdi. Hvis du ønsker at regulere efter den faktiske lagerværdi, skal du slå Faktisk kostprisberegning til under Udvidelser i dine virksomhedsindstillinger.

Du kan læse om forventede og faktiske omkostninger her og om fordelene ved at bruge hhv det ene og det andet.

Lagerværdien i tracezilla overføres til den valgte kassekladde i e-conomic, så det er klar til at blive bogført på de relevante konti i driften og i balancen.

Hvis du benytter e-conomic standard kontoplan for selskaber, vil felterne for standard finanskonti være forudfyldt.

Hvis du ikke benytter standardkontoplanen, kan du oprette nogle konti i kontoplanen til formålet

Ved at udfylde kontonumre for alternative finanskonti, får du en mere detaljeret lagerregulering. Dette kræver at opretter nogle konti i kontoplanen til formålet.

Følgende er et forslag til hvilke kontonumre du kan oprette/anvende, hvis du bruger standardkontoplanen. Ellers kan du oprette tilsvarende konti som følger din egen kontoplans logik.

  • Vareforbrug (1330) - Værdien af varer, som er blevet solgt i tracezilla.
  • Lagertilgang (1340) - Aktivering af de køb, der er bogført i driften.
  • Varetab (1341) - værdien af varer, der er gået ud af lager i forbindelse med lageroptælling eller registrering af varetab.
  • Periodeafgrænsning (1382) - Værdien af reguleringer af varelageret, som ligger før tracezilla blev taget i brug
  • Udtaget til webshop, events, butikssalg e.l. (2801) - Her konteres vareforbruget for varer - man bør ikke benytte denne konto til andet, og det kan derfor være godt at skrive “tracezilla” i parentes i kontonavnet. Momskoden bør også fjernes.

Du kan læse mere om lagerværdisætningen her.

 

Step 7/7: Slå integrationen til

Her bekræfter du, at du vil slå integrationen til.

×

Tilmeld dig nyhedsbrev

Få de nyeste vejledninger i din indbakke.

Vejledninger

Kom godt i gang

Ofte oplevede problemer

Import og eksport af data

Integrationer

Stamdata

Opsætning

Ordrestyring

Lagerstyring

Finansiel

Rapporter

Øvrige