Hjem Få hjælp Blog Gå til app
Skift sprog: English

Standardtekster til dine dokumenter og e-mails

tracezilla tilbyder nogle standardtekster og -formuleringer på dine dokumenter mm. Der findes også en standardtekst til blandt andet den meddelelse, som medfølger de dokumenter som sendes til kunder, leverandører, speditører, producenter mv. Du kan se et eksempel nedenfor.


Du kan selv skrive en meddelelse til den e-mail som dine dokumenter er vedhæftede i fx en meddelelse til dine kunder, når du sender en faktura. Standardmeddelelsen kan overskrives, når du vil sende dokumentet med e-mail, og du kan skrive mere tekst til meddelelsen, i de tilfælde du måtte ønske det.

På samme måde kan du indsætte en standardtekst i bunden af dine dokumenter fx erklæringer ift. eksporterede varer, autorisationsnumre mv. Det vil typisk være obligatoriske tekster, som indsættes på dokumenter såsom følgesedler og fakturaer, for at opfylde gældende krav i henhold til lovgivning.

 

Skriv din egen standardtekst til e-mails med vedhæftede dokumenter

Hvis du ønsker at sætte et personligt præg og indtaste din egen standardtekst i meddelelsen, kan du følge denne del af vejledningen.

Du kan formulere en standardmeddelelse til alle dine typer af dokumenter fx faktura, følgeseddel, ordrebekræftelse for salg osv.

  1. Klik på virksomhedsnavnet i øverste højre hjørne og vælg derefter Virksomhedsindstillinger.
  2. Klik på Åben ud for Oversættelser nederst i midterste spalte af virksomhedsindstillingerne.
  3. Filtrer efter EMAIL_MESSAGE.
  4. Klik på den blå knap illustreret som papir og blyant for at redigere.
  5. Klik på Gem, når du har indtastet teksten.

Bemærk! For at meddelelsen automatisk tilpasser sig modtager af e-mailen, og indeholder dokumentnumre og referencer som er fortløbende og variable, skal du lade kodestrenge forblive intakte. Eksempler på kodestrenge:

(( recipient_partner_name ))

(( document_number ))

[SIGNATURE]

 

Indsæt en standardtekst, som skal fremgå af dokumenter

Du kan indsætte en tekst, som skal fremgå på alle dokumenter af en type fx alle ordrebekræftelser, alle følgesedler eller alle fakturaer.

  1. Klik på dit virksomhedsnavn i øverste højre hjørne. Vælg Virksomhedsindstillinger fra dropdown-menuen.
  2. Klik på Åben ud for Oversættelser i sektionen Dokumenter og skabeloner.
  3. Øverst i visningen står hvilket sprog der vises. Vælg det sprog, som du gerne vil indsætte teksten for. Du kan tilføje flere sprog ved at aktivere dem i dine indstillinger for sprog.
  4. Scroll ned til den tekststreng, som du vil indsætte teksten for eller brug det øverste filter Filtrere oversættelser til at begrænse visningen. Hvis du gerne vil indsætte en standardtekst på dine fakturaer, skal du finde tekststrengen CONDITION_INVOICE.
  5. Klik på knappen illustreret som papir og blyant i højre side for at redigere.
  6. Indsæt den ønskede tekst i dialogboksens skrivefelt og klik på Gem.

 

For økologikontrollerede virksomheder

Økologikontrollerede fødevarevirksomheder skal ved transport til andre virksomheder angive kontrolkodenummeret på kontrolinstansen, og angivelsen kan foretages på transportemballagens mærkning eller på et partidokument (dokument som medfølger varepartiet). På partidokumenter skal varens økologiske status angives.

Det understøtter tracezilla ved at du kan:

  • Inkludére betegnelsen “Økologisk” eller “ØKO” i navnet på din vareart.
  • Indsætte en standardtekst på dine partidokumenter fx “Økologikontrolmyndighed: Fødevarestyrelsen, DK-ØKO-100”.

Fødevarevirksomheder, der kontrolleres af Fødevarestyrelsen, anvender kodenummeret DK-ØKO-100. Danske primærbedrifter der kontrolleres af Landbrugsstyrelsen, anvender kodenummeret DK-ØKO-050.

 

Brug for hjælp?

Har du brug for hjælp til at indsætte en særlig tekst eller har du spørgsmål til ovenstående?

Skriv gerne en e-mail til supporten. Kunder kan skrive til mailadressen support@tracezilla.com

Du kan hjælpe os med at hjælpe dig, hvis du sætter teksten ind i mailen og beskriver i hvilke tilfælde teksten skal fremgå fx om teksten er betinget af kundens land.

×

Tilmeld dig nyhedsbrev

Få de nyeste vejledninger i din indbakke.

Vejledninger

Kom godt i gang

Ofte oplevede problemer

Import og eksport af data

Integrationer

Stamdata

Opsætning

Ordrestyring

Lagerstyring

Finansiel

Rapporter

Øvrige

Handel